仕事でLINEグループを使うときの注意点・ルールの作り方

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この記事は以前書いた「仕事でLINEグループを使うときに気をつけたいメンタルと叱る事のお話」を発展させた記事となります。

ライングループは手軽に無料でメッセージや写真、動画などの情報を親しい人同士で共有できるという魅力があります。

その魅力を活かして、仕事でも業務連絡や仕事仲間同士で親睦を深めるためにライングループに招待して交流をしている職場は多くあります。

しかし、その便利さとは裏腹にしっかりルールを決めておかずにグループトークを利用すると、メンバーに対して余計なストレスをかけてしまったり、ひどくなるといじめやパワハラ、情報漏えいなどのリスクを招く原因になります。

今回は仕事でライングループを使う時に注意点について、お話いたします。

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LINEグループの便利さとトラブルは表裏一体

ライングループはスマホやパソコンなどにアプリのLINEをインストールして、アカウントを取得すれば簡単に利用できます。

スマホとPCで情報を同期させておけば、外出先でもスマホで連絡が来ていないか手軽にチェックができるというメリットもあります。

また、メールと比べて手軽に短文のメッセージが送れる、スタンプ(絵文字)を使って手短に返事ができるという特徴もあり、仕事で連絡の取り合いが必要な時にグループトークは重宝されます。

しかし、その手軽さの一方で

  • 休みの日まで連絡が来て、せっかくの気分が台無しになる。
  • 仕事の失敗をグループラインで暴露されて公開処刑された。
  • 愚痴や世間話などの仕事に関係のない話を延々と書かれてうんざりする。
  • 自分が参加できなかった飲み会の様子が貼られて複雑な気持ちになる。
  • いつでも返事をしなければいけないという同調圧力に苦しむ。
  • 機密情報や社外秘の情報が漏えいしてしまう

などのトラブルを招いてしまうことがあります。

友達とのグループトークですら既読無視や空気の読み合いで精神的に疲れることが多いのですから、仕事で使う場合は事前にルールをしっかり作っておく事は欠かせません。

LINEグループを使うときのルール決め

グループを使う時間を決めておく

ライングループは時間や場所を選ばずにいつでも連絡を取れるのが魅力です。

しかし、勤務時間外や深夜、土日祝日にいきなりグループトークで連絡されると、せっかくのプライベートが邪魔され、不快感を与えてしまう原因になります。

そういったオンオフの切り替えを邪魔しないためにも

  • 平日は9時~18時まで。
  • 土日祝日は使用しない。
  • 時間外に連絡をしたい場合はメールを使う。
  • 時間外の連絡では緊急性がない場合は返事の催促はしない

などのルールを決めて、運用するのがいいでしょう。

なお在宅ワークのように時間や場所に自由がある人と、普通に会社勤めをして9時~18時で勤務している人とがライングループで連絡を取る場合は、会社勤めをしている人の方に時間を合わせて置くことが、仕事を円滑に進める上では大事です。

個人情報や機密事項のアップは控える

ライングループは特定の人だけを招待できるとはいえ、住所や生年月日などの社員や顧客の個人情報、仕事で必要なログインID・パスワードなどの機密事項を載せると、情報漏洩の原因になります。

特定の人しか見ていないとはいえ、もしもスマホが盗難の被害に遭ってしまったら、そこから機密情報が漏えいして会社に損害を与える原因となります。

また、盗難だけでなく電車の中でトークを確認している時に、他の乗客からスマホをのぞき見されたことで情報が漏えいしたり、仕事を辞めた後にグループトークの内容を全く無関係の第三者に渡してしまうなどのリスクを考えると機密情報は載せるのはオススメできません。

もしも、どうしてもパスワードをグループトーク内で載せたい時は、事前に口頭でパスワードを伝えた後に

  • 頭文字だけを言う
  • 必要な文字数だけを書いておく
  • グループ内でしかわからないような言い方にする。(例:「○○さんの好物」など)

というように、グループ外の人が見てもわからないように工夫を凝らしておくようにしましょう。

叱ったり、大事な話をする時は個人のトークで行う

仕事のミスをライングループ内で叱ってしまうと、叱られる人にとっては自分がグループ内にいる人全員から見られている状況で叱られていると強いストレスを感じることがあります。

現実でも、職場の人がいる中で叱る方法は、叱られる人に強いストレスを与えてしまい、ただ怖い経験だけが残りなにを反省すべきか、再発防止のためにどうすれば良いのか考える余裕もなく、また同じようなミスを繰り返す原因になります。

グループトークの場合、現実世界で他の人の目がある状態で叱られるのと比較して「既読」した人の数が淡々と増えていくという目に見える恐ろしさもあるので、叱られる人は強いストレスを感じます。

叱ることが必要な場面や大事な話がある場合は、個人のトークを通じてなるべく穏やかに、そしてちゃんと反省と再発防止策の考案が促せるような気遣いが肝心です。

現実世界と同じく他の人から見えない状況で叱るのは、ライングループないでも覚えておきたい叱り方のひとつです。

公私混同をしない

ライングループは気軽に話せてしまうことから、公私混同して相手のプライベートを詮索したり、トーク内で仕事と全く関係ない世間話や愚痴などのプライベートな話をついしてしまうこともあります。

グループトークの使い方にはその人の性格や行動が反映されることが多く、仕事に対して仲の良さやラフさを重視している人だと、グループトークを私物化し他のメンバーを困惑させてしまうこともあります。

また、敬語を忘れて馴れ馴れしい言葉話して顰蹙を買ったり、タメ語で話したことが原因でいじめや喧嘩の原因にならないためにも、公私混同をしないことは大事です。

気軽に話せるとはいえ、仕事のグループトークである以上言葉使いに気をつけたり、仕事に関係のないことを話すのは控えるのが、グループトークを快適に使うためには重要です。

もしも、プライベートな話がしたい場合は、話しをしたい相手と2人で直接トークしたり、リアルに会って話すようにして使いわけるようにしましょう。

重要事項を伝える時はグループトークではなくメールを使う

LINEのグループトークは、会話が流れていくために、「上司が重要事項を伝える→それを見た部下が次々と返事を返す」を繰り返すことで、重要事項が上の方に流れてしまい、確認漏れが起きてしまうことがあります。

いくら重要事項であることを文面で強調しても、会話の中に埋もれてしまい後で見返した時に確認しづらいのではミスの原因になります。

どうしても伝えておく必要のある重要事項は、グループトークではなくメールを使っで後で確認がしやすいように工夫するのがいいでしょう。

また、少し手間が増えますがメールで重要事項を送ったあとに、グループトークで重要事項を送った旨を簡単に知らせておく、という念押した使い方も効果的です。

トラブルが続く場合は退会やグループの削除も検討に

ライングループは勤務時間中に外出が多い仕事や、在宅ワークなどで全員が顔を合わせることが少ない仕事では非常に便利です。

なにより「既読」がつくことで、連絡事項をチェックしたことが簡単にわかるので、密に情報共有をすることが大事な仕事では重宝します。

しかし、上にも書いたようにグループを私物化したり、公私混同して他のメンバーに迷惑をかけてしまうこともあり、運用する際はきっちりルールを決メルことが大事です。

また、ルールが守れなければライングループから退会させたり、グループそのものを削除してまた別のやり方でコミュニケーションを行う事も検討しておくのが大事です。

LINEは無料で簡単に誰でも使える便利さがある一方で、「LINE疲れ」という言葉にあるように人間関係をめんどくさくしたり、いじめやプライベートへの干渉といったトラブルを招く原因になります。

また、LINEを使っているとはいえ仕事のコミュニケーションである以上、グループトークが原因でパワハラに発展することもあり、運用には細心の注意が必要です。

もしもメンバーの誰かがルール通りの運用ができず、人間関係のトラブルやパワハラなどのハラスメントを引き起こす懸念があるのなら、無理にグループトークを利用せず、メールなどの別の手段を使って連絡を取ることも大事です。

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